Ta mission
L’adjoint exécutif apporte un soutien administratif à la présidence dans l’exercice de ses fonctions et contribue au bon fonctionnement des opérations quotidiennes de Portage.
Ton quotidien
Collaborer avec les départements et centres sur les activités quotidiennes et les projets;
Préparer, réviser et mettre en forme des documents administratifs, rapports, présentations et comptes rendus.
Assurer la logistique des réunions ainsi que la préparation des documents et du matériel nécessaire à la tenue des réunions;
Effectuer l’envoi de tous les documents requis pour les réunions et les assemblées;
Faire la réservation de salles, d’hébergement et de transport nécessaires pour les réunions, le cas échéant;
Aider au développement d’une méthode de communication avec tous les autres départements et centres;
Créer un inventaire de tous les projets en place et s’assurer que les délais soient rencontrés;
Répondre aux appels téléphoniques, gestion d’agenda et la prise de rendez-vous;
Faire la gestion des courriels et des communications reçues;
Assurer les suivis des documents nécessitant une approbation (contrats, comptes de dépenses, etc.);
Traduire, formater et réviser les communications et documents en français et en anglais;
Toutes autres tâches reliées au poste.
Tes compétences
Posséder un diplôme d’étude collégiale ou un diplôme dans un domaine connexe;
Minimum 10 ans d’expérience pertinente dans un poste similaire;
Bilingue tant à l’oral qu’à l’écrit (Obligatoire).
Excellente connaissance de la suite Microsoft Office;
Pouvoir travailler de façon autonome;
Très organisée, et bonne gestion des priorités;
Faire preuve de polyvalence, d’initiative et être capable de travailler sur différents projets en même temps;
Être en mesure de traiter de l’information délicate et faire preuve de confidentialité;
Ton horaire et tes avantages
Type de poste : permanent à temps plein, 37.5 heures par semaine
Horaire : De jour, Lundi au Vendredi
Salaire : à discuter selon l’expérience
Évaluation : test de traduction et Excel seront demandés
Avantages sociaux : 4 semaines de vacances par an, assurance collective, cotisation de l’entreprise dans le RRS/Régime de retraite simplifié, 13 jours fériés/an, 7 jours de maladie par an, cumul d’heures de maladie, PAEF et autres
Autres avantages : Stationnement sur place, programme de formation, télémédecine, conciliation travail-famille, prime de référencement et autres.
L'usage du genre masculin a pour unique but d'alléger le texte et ne se veut pas discriminatoire.
Nous remercions tous les candidats de leurs intérêts, noter que seuls les candidats retenus seront contactés.
